第一条 青岛校区公共会议室是举行会议和公务活动的重要场所，为加强规范管理，提高使用效率，更好地提供优质会议服务，制定本规定。

第二条 依据《山东大学青岛校区党政联席（扩大）会议纪要【2017】第22号》纪要要求，校区公共会议室由校区党工委办公室（以下简称“校区办”）负责统一管理和调配使用。

第三条 会议室分布及使用范围。

1.华岗苑西楼329会议室（椭圆桌14座）：主要用于校区各单位召开小型会议（含视频会议）；

2.华岗苑西楼331会议室（椭圆桌16座，无桌旁听20座，共36座）：主要用于校区各单位召开相关工作会议，进行谈话，专题会议及安排临时小型会议（含视频会议）等；

3.华岗苑西楼433会议室（椭圆桌20座，无桌旁听15座，共35座）：主要用于校区各单位召开相关工作会议，进行谈话，专题会议及安排临时小型会议（含视频会议）等；

4.华岗苑南楼五层学术报告厅（主席台8座，台下120座）：主要用于召开大型会议（含视频会议），大型报告和讲座等，可面向社会提供会议服务；

5.华岗苑北楼五层多功能报告厅（条桌40张，共100座）：主要用于召开大型会议（含视频会议），大型报告和讲座等；

6.华岗苑西楼一层接待室（10沙发）主要用于上级领导机关及上级领导同志来校考察、检查、调研，对口接待校外单位等。

第四条 会议室使用申请。

1.优先使用原则：列入校区年度工作计划的会议优先使用；全校区性会议优先使用；外事及涉港澳台活动优先使用；上级领导机关考察、检查、调研优先使用；校区临时安排的重要会议优先使用。若会议安排与重要会议发生冲突，由校区办负责统筹调整，使用单位须服从调度；

2.校内各单位使用会议室，需提前通过校区办申请，按要求填写会议内容、会议时间、参会人数、联系人等信息，由管理员审核通过（其中报告厅需提交《安全承诺书》方可审核通过）后使用，会后在场地使用登记表上签字确认。不提前预约的会议不予安排使用；

3.校外单位申请使用会议室需提供单位相关资质证明、会议负责人身份证明，会议详细议程等材料。待材料审核通过后，签署《场地使用协议书》和《安全承诺书》，并于使用会场前全额缴纳会场使用费用及押金，活动结束后在场地使用登记表上签字确认，结清场地费用，开具校区财务处统一票据。（校外活动需在不影响校区活动正常使用的前提下方能使用。），华岗苑一至四层会议室不对校外单位开放；

4.因预约不及时或不明确而造成延误会议等后果，由会议主办单位负责。

第五条 会议室使用规定。

1.会议室原则上不安排其它用途，室内仪器设备及桌椅概不外借，若有特殊用途，由借用方提出申请，经校区办主要负责人批准后方可借用；

2.会议主办单位使用会议室时，应遵守会议室管理规定，维护办公环境，爱护室内设备设施，不得外借、挪用或带出；不得随意刻画、张贴、涂写；会议室内禁止吸烟；保持室内卫生，不得乱扔杂物；做好防火、防盗、用电等安全工作；

3.为确保会议顺利进行，会议室一般在会前30分钟开放，若需提前开放或调试设备、布置会场等需提前说明。只能在指定位置张贴横幅, 摆放会务用品，不可破坏墙面和相关设备；

4.按照“谁使用谁负责”的原则，会议主办单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜；

5.会议结束后，会议主办单位应及时通知物业管理人员，一起核对检查清理会议室内各类设备，无误后方可离开会场。如损坏丢失物品，由会议主办单位负责赔偿；

6.各单位使用会议室必须遵守以上管理规定，对于不按规定使用会议室的单位，校区办将酌情限制其申请使用会议室。

第六条 本办法解释权归校区党工委、管委会办公室。

第七条 本办法自颁布之日起实施。

2017年12月26日